Per ogni meeting ufficiale che si tiene presso il quartier generale della FAO a Roma, c’è bisogno di un servizio di interpretazione linguistica che renda possibile a tutti i membri di una riunione un agevole svolgimento dei lavori.
Attualmente i paesi membri delle Nazioni Unite sono 193 e il servizio di interpretariato di altissimo livello richiesto prevede una gestione di interpreti a livello mondiale. Sono tantissime le lingue richieste così come sono tantissime le competenze richieste e i diversi interpreti coinvolti nel processo, geograficamente presenti sul territorio mondiale, che di volta in volta devono essere organizzati e coordinati in team di lavoro da associare ai meeting dove vengono svolti i lavori. I sistemi utilizzati per gestire tali processi si riducevano a fogli excel e un obsoleto applicativo che non gestiva la complessità dei flussi informativi reali e che relegava il personale incaricato alla gestione degli interpreti a spendere più del 90% del loro tempo alla corrispondenza email o alle comunicazioni telefoniche. La reale disponibilità degli interpreti, i pagamenti, i biglietti aerei e quant’altro erano in realtà delle attività regolate offline tramite processi manuali molto dispendiosi.
La necessità di gestire interpreti distribuiti geograficamente in tutto il mondo, competenze molto diversificate tra loro, reali disponibilità degli stessi, viaggi aerei intercontinentali, offerte di lavoro puntuali, pagamenti personalizzati e altro ci hanno portato a progettare un sistema accessibile a tutte le persone coinvolte nel processo, in primo luogo agli interpreti. Non dovevano più essere gli amministratori a contattare singolarmente ogni interprete, via email o via telefonica, per ogni offerta, per ogni meeting, per ogni team ma dovevano invece essere gli stessi interpreti ad effettuare con sistemi cloud based uno sharing della loro disponibilità per poter permettere al sistema di effettuare delle analisi valutative automatiche sulle formazioni dei team necessari allo svolgimento dei meeting. Bisognava scaricare il personale incaricato di questa e di tante altre attività che potevano tranquillamente essere automatizzate. Per fare questo questo c’era bisogno di un sistema nuovo e basato su le più moderne tecnologie.
Dopo aver analizzato i reali flussi di lavoro in gioco abbiamo realizzato un’applicativo che, sfruttando tecnologie cloud, permettesse di automatizzare al meglio i complessi meccanismi che stanno dietro alla gestione del servizio di interpretariato. Le principali key features: user profiles management
interpreter profile management
Google Cloud Calendar integration
integrazione personalizzata con altri sistemi interni alle Nazioni Unite
calendari interattivi
Criteri di analisi disponibilità automatizzati
billing management
reportistica avanzata
esportazioni dati personalizzati
Cloud-ready noSQL database